Penjelasan Mengenai WBS , CPM dan Pert

• WBS

WBS adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.

WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluuuh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Work Breakdown Structure.

Perbedaan planning, estimating, dan scheduling :

* Planning : identifikasi kegiatan (tanpa menetapkan waktu awal dan waktu selesai)
* Estimating : menentukan ukuran dan durasi kegiatan
* Scheduling : menambahkan waktu awal dan waktu akhir kegiatan serta menentukan resource

Langkah-langkah project planning :

* Menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek
* Memilih daur hidup perangkat lunak
* Menentukan organization dan team form -> kriteria yang diperlukan
* Memulai seleksi tim : berdasarkan knowledge dan expertise (pengalaman)
* Menentukan risiko : risiko kegagalan proyek, waktu, biaya, SDM
* Membuat Work Breakdown Structure (WBS) : task-task pada point 2 diperinci, kalau terlalu lama bisa dipecah antara 8-80 jam
* Identifikasi task
* Estimasi ukuran : lamanya proyek, banyaknya tim, banyaknya fungsional
* Estimasi effort : lamanya mengerjakan, biaya
* Identifikasi task dependecy : membuat Gantt Chart
* Assign resource : identifikasi staf-staf yang bertanggung jawab terhadap task
* Schedule work

Alasan pembuatan dan estimasi WBS : waktu (jadwal), pengelolaan, alat komunikasi.

Perbedaan activity dan task :

* Activity : kumpulan task
* Task : kerja terkecil yang tidak dapat dibagi lagi

Elemen-elemen proyek : fungsi, activity, task.

Macam-macam WBS :

* Contract WBS (CWBS) : high level tracking, 2 atau 3 level pertama untuk progress report (RFP / RFQ)
* Project WBS (PWBS) : lowest level tracking, dibuat untuk manajer

Tipe-tipe WBS :

* Process WBS : activity-oriented. Contoh : requirement, analysis, design, coding, testing, maintenance
* Product WBS : entity-oriented. Contoh : financial engine, interface, database
* Hybrid WBS : gabungan antara process WBS dan product WBS

Manfaat WBS :

1. Untuk mempercepat proses penyelesaian suatu proyek

2. Mengetahui pencapaian apa saja yang diinginkan suatu proyek

3. Dapat merencanakan proyek kedepannya

Namun terdapat manfaat utama dari WBS, yaitu sebagai berikut :

1. Analisa WBS yang melibatkan manajer fungsional dan personel yang lain dapat membantu meningkatkan akurasi dan kelangkapan pendefinisian proyek.
2. Menjadi dasar anggaran dan penjadwalan.
3. Menjadi alat control pelaksanaan proyek, karena panyyimpanan biaya dan jadwal paket kerja tertentu dapat dibandingkan dengan WBS.

 Tujuan WBS :

1. Melengkapi komunikasi antar personal proyek

2. Menjaga konsistensi dalam pengendaliandan pelaporan proyek 

3. Cara efektif untuk melengkapi tugas manajemen

• CPM

Critical Path Method (CPM) atau Metode Jalur Kritis merupakan model kegiatan proyek yang digambarkan dalam bentuk jaringan. Kegiatan yang digambarkan sebagai titik pada jaringan dan peristiwa yang menandakan awal atau akhir dari kegiatan digambarkan sebagai busur atau garis antara titik.

CPM memberikan manfaat sebagai berikut:

1. Memberikan tampilan grafis dari alur kegiatan sebuah proyek,

2. Memprediksi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek,

3. Menunjukkan alur kegiatan mana saja yang penting diperhatikan dalam menjaga jadwal penyelesaian proyek.

Critical Path Method / CPM adalah suatu rangkaian item pekerjaan dalam suatu proyek yang menjadi bagian kritis atas terselesainya proyek secara keseluruhan. Ini artinya, tidak terselesaikannya tepat watu suatu pekerjaan yang masuk dalam pekerjaan kritis akan menyebabkan proyek akan mengalami keterlambatan karena waktu finish proyek akan menjadi mundur atau delay. CPM dibangun atas suatu network yang dihitung dengan cara tertentu dan dapat pula dengan software sehingga menghasilkan suatu rangkaian pekerjaan yang kritis.

Dalam konsep menggunakan milestone dan CPM secara integrated ini secara sederhana bermaksud untuk membuat schedule yang berukuran besar pada proyek besar menjadi schedule yang lebih kecil. Secara logika kita pahami bahwa schedule yang lebih kecil berarti  schedule tersebut lebih managable atau dapat lebih mudah untuk dikelola. Inilah intinya peran konsep ini dalam mengatasi kompleksitas proyek yang besar.

Konsep ini tentu saja dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi proyek yang ada dan dapat di trial. Langkah standart dalam pemikiran saya adalah sebagai berikut:

1. Membagi seluruh pekerjaan menjadi beberapa kelompok pekerjaan yang dapat dikatakan sejenis.
2. Menentukan durasi penyelesaian pekerjaan masing-masing milestone.
3. Menentukan keterkaitan-keterkaitan (interdependencies) antara kelompok-kelompok pekerjaan tersebut.
4. Menentukan critical path method atas milestone berdasarkan hubungan saling keterkaitannya
5. Membandingkan durasi total pekerjaan dengan waktu yang dibutuhkan

• Pert

Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak. PERT dikembangkan pada akhir tahun 1950-an untuk proyek U.S. Navy’s Polaris yang memiliki ribuan kontraktor. PERT dikembangkan agar tercipta ruang/potensi untuk pengurangan waktu dan biaya yang diperlukan untuk penyelesaian proyek tersebut.

Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek. Dalam metode PERT dan CPM masalah utama yaitu teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya dengan maksud pekerjaan-pekerjaan yang telah dijadwalkan itu dapat diselesaikan secara tepat waktu serta tepat biaya.
    
Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. Teknik ini memungkinkan dihasilkannya suatu pekerjaan yang terkendali dan teratur, karena jadwal dan anggaran dari suatu pekerjaan telah ditentukan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan.  

LANGKAH-LANGKAH DALAM MELAKUKAN PERENCANAAN DENGAN PERT

Dalam melakukan perencanaan dengan PERT dibutuhkan beberapa langkah, yaitu:

1. Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone)
Sebuah aktivitas adalah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi.

2. Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan
Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas. Dalam menentukan urutan pengerjaan bisa diperlukan analisa yang lebih dalam untuk setiap pekerjaan.

3. Membuat suatu diagram jaringan (network diagram)
Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaan maka suatu diagram dapat dibuat. Diagram akan menunjukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan(serial) atau secara bersamaan (pararell). Pada diagram PERT biasanya suatu pekerjaan dilambangkan dengan simbol lingkaran dan titik tempuh dilambangkan dengan simbol panah.