• WBS

WBS adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.

WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluuuh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Work Breakdown Structure.

Perbedaan planning, estimating, dan scheduling :

* Planning : identifikasi kegiatan (tanpa menetapkan waktu awal dan waktu selesai)
* Estimating : menentukan ukuran dan durasi kegiatan
* Scheduling : menambahkan waktu awal dan waktu akhir kegiatan serta menentukan resource

Langkah-langkah project planning :

* Menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek
* Memilih daur hidup perangkat lunak
* Menentukan organization dan team form -> kriteria yang diperlukan
* Memulai seleksi tim : berdasarkan knowledge dan expertise (pengalaman)
* Menentukan risiko : risiko kegagalan proyek, waktu, biaya, SDM
* Membuat Work Breakdown Structure (WBS) : task-task pada point 2 diperinci, kalau terlalu lama bisa dipecah antara 8-80 jam
* Identifikasi task
* Estimasi ukuran : lamanya proyek, banyaknya tim, banyaknya fungsional
* Estimasi effort : lamanya mengerjakan, biaya
* Identifikasi task dependecy : membuat Gantt Chart
* Assign resource : identifikasi staf-staf yang bertanggung jawab terhadap task
* Schedule work

Alasan pembuatan dan estimasi WBS : waktu (jadwal), pengelolaan, alat komunikasi.

Perbedaan activity dan task :

* Activity : kumpulan task
* Task : kerja terkecil yang tidak dapat dibagi lagi

Elemen-elemen proyek : fungsi, activity, task.

Macam-macam WBS :

* Contract WBS (CWBS) : high level tracking, 2 atau 3 level pertama untuk progress report (RFP / RFQ)
* Project WBS (PWBS) : lowest level tracking, dibuat untuk manajer

Tipe-tipe WBS :

* Process WBS : activity-oriented. Contoh : requirement, analysis, design, coding, testing, maintenance
* Product WBS : entity-oriented. Contoh : financial engine, interface, database
* Hybrid WBS : gabungan antara process WBS dan product WBS

Manfaat WBS :

1. Untuk mempercepat proses penyelesaian suatu proyek

2. Mengetahui pencapaian apa saja yang diinginkan suatu proyek

3. Dapat merencanakan proyek kedepannya

Namun terdapat manfaat utama dari WBS, yaitu sebagai berikut :

1. Analisa WBS yang melibatkan manajer fungsional dan personel yang lain dapat membantu meningkatkan akurasi dan kelangkapan pendefinisian proyek.
2. Menjadi dasar anggaran dan penjadwalan.
3. Menjadi alat control pelaksanaan proyek, karena panyyimpanan biaya dan jadwal paket kerja tertentu dapat dibandingkan dengan WBS.

 Tujuan WBS :

1. Melengkapi komunikasi antar personal proyek

2. Menjaga konsistensi dalam pengendaliandan pelaporan proyek 

3. Cara efektif untuk melengkapi tugas manajemen

• CPM

Critical Path Method (CPM) atau Metode Jalur Kritis merupakan model kegiatan proyek yang digambarkan dalam bentuk jaringan. Kegiatan yang digambarkan sebagai titik pada jaringan dan peristiwa yang menandakan awal atau akhir dari kegiatan digambarkan sebagai busur atau garis antara titik.

CPM memberikan manfaat sebagai berikut:

1. Memberikan tampilan grafis dari alur kegiatan sebuah proyek,

2. Memprediksi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek,

3. Menunjukkan alur kegiatan mana saja yang penting diperhatikan dalam menjaga jadwal penyelesaian proyek.

Critical Path Method / CPM adalah suatu rangkaian item pekerjaan dalam suatu proyek yang menjadi bagian kritis atas terselesainya proyek secara keseluruhan. Ini artinya, tidak terselesaikannya tepat watu suatu pekerjaan yang masuk dalam pekerjaan kritis akan menyebabkan proyek akan mengalami keterlambatan karena waktu finish proyek akan menjadi mundur atau delay. CPM dibangun atas suatu network yang dihitung dengan cara tertentu dan dapat pula dengan software sehingga menghasilkan suatu rangkaian pekerjaan yang kritis.

Dalam konsep menggunakan milestone dan CPM secara integrated ini secara sederhana bermaksud untuk membuat schedule yang berukuran besar pada proyek besar menjadi schedule yang lebih kecil. Secara logika kita pahami bahwa schedule yang lebih kecil berarti  schedule tersebut lebih managable atau dapat lebih mudah untuk dikelola. Inilah intinya peran konsep ini dalam mengatasi kompleksitas proyek yang besar.

Konsep ini tentu saja dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi proyek yang ada dan dapat di trial. Langkah standart dalam pemikiran saya adalah sebagai berikut:

1. Membagi seluruh pekerjaan menjadi beberapa kelompok pekerjaan yang dapat dikatakan sejenis.
2. Menentukan durasi penyelesaian pekerjaan masing-masing milestone.
3. Menentukan keterkaitan-keterkaitan (interdependencies) antara kelompok-kelompok pekerjaan tersebut.
4. Menentukan critical path method atas milestone berdasarkan hubungan saling keterkaitannya
5. Membandingkan durasi total pekerjaan dengan waktu yang dibutuhkan

• Pert

Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak. PERT dikembangkan pada akhir tahun 1950-an untuk proyek U.S. Navy’s Polaris yang memiliki ribuan kontraktor. PERT dikembangkan agar tercipta ruang/potensi untuk pengurangan waktu dan biaya yang diperlukan untuk penyelesaian proyek tersebut.

Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek. Dalam metode PERT dan CPM masalah utama yaitu teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya dengan maksud pekerjaan-pekerjaan yang telah dijadwalkan itu dapat diselesaikan secara tepat waktu serta tepat biaya.
    
Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. Teknik ini memungkinkan dihasilkannya suatu pekerjaan yang terkendali dan teratur, karena jadwal dan anggaran dari suatu pekerjaan telah ditentukan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan.  

LANGKAH-LANGKAH DALAM MELAKUKAN PERENCANAAN DENGAN PERT

Dalam melakukan perencanaan dengan PERT dibutuhkan beberapa langkah, yaitu:

1. Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone)
Sebuah aktivitas adalah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi.

2. Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan
Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas. Dalam menentukan urutan pengerjaan bisa diperlukan analisa yang lebih dalam untuk setiap pekerjaan.

3. Membuat suatu diagram jaringan (network diagram)
Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaan maka suatu diagram dapat dibuat. Diagram akan menunjukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan(serial) atau secara bersamaan (pararell). Pada diagram PERT biasanya suatu pekerjaan dilambangkan dengan simbol lingkaran dan titik tempuh dilambangkan dengan simbol panah.

Manajemen Proyek

Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.

Ada tiga garis besar  untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :

1. Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.).
2. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi  dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.

Manajemen Resiko

Definisi Manajemen resiko adalah suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: P enilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.
Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan risk manajemen melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi).

Dalam menghadapi risiko, setiap orang memiliki cara yang berbeda-beda. Ada beberapa cara pengelolaan risiko yang

bisa kita gunakan untuk mengendalikan tingkat risiko financial yang dihadapi, yaitu :

1.Menghindari Risiko (Avoiding Risk)

Cara pengelolaan risiko yang paling mudah dilakukan adalah menghindari risiko sama sekali.

Contoh : untuk menghindari risiko jatuh sakit, maka seseorang akan menjaga stamina tubuh dengan mengkonsumsi makanan yang sehat dan bergizi, berolah raga secara teratur dan tidak merokok serta tidak mengkonsumsi minuman beralkohol.

2. Mengendalikan Risiko (Controlling Risk)

Kita dapat berusaha mengendalikan risiko dengan mengambil langkah-langkah preventif untuk mencegah dan mengurangi risiko tersebut.

Contoh : untuk mengurangi risiko kecelakaan saat membawa kendaraan, maka seseorang akan memastikan bahwa kondisi ban, rem, kopling dan mesin dalam keadaan baik, memakai pengaman, berhati-hati

dan mematuhi rambu lalu lintas.

3. Menerima Risiko (Accepting Risk)

Secara sederhana menerima risiko sama dengan menanggung seluruh tanggung jawab financial atas risiko yang terjadi tersebut.

Contoh 1 : seseorang tidak mengasuransikan rumahnya terhadap risiko kebakaran, dan akan bersedia menanggung kerugian jika terjadi risiko kebakaran terhadap rumahnya.

Contoh 2 : seseorang tidak mengasuransikan kendaraannya terhadap risiko kecelakaan, dan akan bersedia menanggung kerugian jika terjadi risiko kecelakaan terhadap kendaraannya.

Contoh 3 : seseorang tidak mengasuransikan jiwa & raganya terhadap risiko kesehatan, dan akan bersedia

menanggung kerugian jika terjadi risiko kesehatan terhadap jiwa & raganya.

4. Mengalihkan Resiko (Transfering Risk)

Apabila seseorang mengalihkan risiko ke pihak lain, maka ia mengalihkan tanggung jawab financial atas risiko tersebut ke pihak lain, yang umumnya atas dasar pemberian imbalan. Cara yang paling umum bagi seseorang, keluarga atau perusaaan untuk mengalihkan risiko adalah dengan membeli pertanggungan asuransi.

Risiko kerugian financial tersebut:

dialihkan ke perusahaan asuransi, dan apabila terjadi sesuatu kerugian yang spesifik, perusahaan asuransi tersebut akan membayarkan sejumlah uang, asalkan perusahaan asuransi tersebut telah menerima sejumlah uang, yang disebut sebagai premi.

Contoh management proyek & resiko :

1. Proyek Pembuatan Jalan Tol
Proyek pembuatan jalan tol ini termasuk proyek yang besar. Proyek jalan tol ini dibuat untuk menanggulangi kemacetan walaupun sampai sekarang belum maksimal juga mengatasi kemacetan. Salah satu proyek pembuatan jalan tol yaitu jalan tol padaleunyi, jalan tol ini harus dibuat dengan perhitungan yang benar karena struktur tanah yang labil dan mudah longsor dan jalannya pun yang naik turun. Resiko proyek ini yaitu jika perhitungannya tidak benar atau tanah yang berada di bawahnya longsor akan terjadi amblesnya jalan tol tersebut dan mengakibatkan kecelakaan.
2. Proyek Pembuatan Jembatan
Proyek pembuatan jembatan ini termasuk proyek yang besar. Proyek pembuatan jembatan ini dibuat untuk menyebrangi kali atau sungai dan laut. Salah satu contohnya pembuatan jembatan Suramadu, jembatan ini adalah jembatan untuk menyebrangi laut dari Surabaya ke Madura maupun sebaliknya, jembatan ini harus dirancang dengan baik dan diperhitunkan dengan benar dan harus dengan bahan-bahan yang bagus dan juga harus dikerjakan dengan orang-orang terbaik. Resiko proyek ini adalah jika ada baut yang ilang atau bahan bahan yang tidak bagus maka jembatan akan rubuh